spamvrij.nl: MAPS: richtlijnen mailinglijsten

1. Inleiding

E-mail lijsten (mailinglijsten) zijn een uiterst geschikte manier om gerichte informatie te versturen naar een groot internetpubliek. Om deze reden worden e-mail lijsten vaak gebruikt als effectief direct-marketing middel. Helaas zijn e-mail lijsten ook erg kwetsbaar voor misbruik. Het komt vaak voor dat mensen op e-mail lijsten belanden zonder zich te hebben opgegeven, en veel moeite moeten doen om er weer af te komen. Ook worden lijsten vaak misbruikt door mensen die geen weet hebben van de afspraken en regels die gelden op internet, of die menen dezelfde methodes voor papieren mailings te kunnen gebruiken op het internet. Onderstaande richtlijnen zijn opgesteld voor beheerders van e-mail lijsten, om klachten en misbruik te voorkomen. Uiteindelijk is iedereen gebaat bij een goed beheerde e-mail lijst, de respons zal immers hoger zijn en er komen minder klachten binnen.

2. Internet beginselen

Voor het beheren van een e-mail lijst moet u op de hoogte zijn van een aantal beginselen over de opbouw van het internet, en enige kennis hebben van hoe e-mail berichten verstuurd worden over het internet. Onderstaande gegevens zijn van belang:

Internetverkeer is mogelijk door afspraken tussen netwerkeigenaren. Het internet is geen publiek eigendom. Het is een netwerk van netwerken, die allemaal aan elkaar gekoppeld zijn. De meeste van deze netwerken zijn privé-eigendom. Wanneer u met het internet verbinding maakt, bent u van vele netwerkeigenaren afhankelijk om ervoor te zorgen dat uw internetverkeer zijn bestemming bereikt. Deze eigenaren hebben afspraken met elkaar, waardoor mogelijk gemaakt wordt dat internetverkeer van het ene naar het andere netwerk vloeit. De beheerders van al deze netwerken hebben de verantwoordelijkheid te zorgen dat alle verkeer zo vloeiend mogelijk blijft. Om dit te kunnen garanderen, kunnen zij besluiten bepaald verkeer niet op hun netwerk toe te staan. Zij hebben dus zeggenschap over de toelaatbaarheid van verkeer over hun netwerk.

Iedereen op internet is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen daden. Internetverkeer is mogelijk doordat er afspraken zijn tussen netwerkeigenaren. Deze eigenaren spreken af elkaars verkeer door te geven, op basis van wederzijds vertrouwen. Omdat het internet is opgebouwd uit vele losse netwerken, is het noodzakelijk dat alle netwerken en hun gebruikers zich verantwoordelijk gedragen.

De ontvanger betaalt mee aan de bezorgkosten. E-mail werkt niet als een papieren brief of pakketje, waarbij de verzender volledig voor de bezorgkosten betaalt. Elke e-mail box is eigendom van een persoon of instelling, die daarvoor betaalt. Dat het mogelijk is iemand een e-mail te sturen, is dus ook gebaseerd op het betalen van de ontvanger. Om deze reden heeft de ontvanger het recht te bepalen wat hij of zij wel en niet wil ontvangen. Daarom moet alle e-mail verkeer met wederzijdse instemming plaatsvinden. Niemand moet dus moeite hoeven doen om zich uit te schrijven van een lijst waarvoor hij of zij zich nooit heeft opgegeven.

3. Richtlijnen

De volgende richtlijnen zijn een opsomming van de geldende internet standaarden en regels, voor het juist beheren van e-mail lijsten.

Nieuw aan de lijst toegevoegde adressen mogen pas gebruikt worden wanneer de instemming van de eigenaar geverifieerd is. Dit kan het eenvoudigst door een bericht te sturen naar het ingeschreven e-mail adres met het verzoek te antwoorden, of op een bepaalde URL te klikken, om de inschrijving te voltooien.
Er moet een eenvoudige manier bestaan om zich uit te schrijven. De beheerder van de lijst moet een simpele methode aanbieden om van de lijst af te kunnen. Elke mailing moet instructies bevatten voor het uitschrijven van de lijst. Het abonnement op de lijst moet direct stoppen na uitschrijven van de lijst.
Er moet ook een andere mogelijkheid zijn om je uit te schrijven. Zij die zich willen uitschrijven maar de daarvoor bedachte methode niet kunnen of willen volgen, moeten zich ook uit kunnen schrijven, bijvoorbeeld per e-mail of telefonisch.
De adressen van berichten die niet kunnen worden bezorgd, moeten direct van de lijst verwijderd worden. De beheerder van een e-mail lijst dient ervoor te zorgen dat zijn of haar activiteiten zo min mogelijk druk leggen op de netwerken van anderen. Hierom is het van belang geen berichten te versturen die niet kunnen worden bezorgd.
Er moet rekening gehouden worden met het volume van berichten. Beheerders van e-mail lijsten moeten ervoor zorg dragen dat hun activiteiten niet storend zijn voor andere netwerken, ook niet als deze minder robuust zijn. Wanneer bijvoorbeeld een mailing wordt gestuurd naar een groot aantal adressen binnen het zelfde domein, dient de beheerder van de e-mail lijst contact op te nemen met de beheerder van dat netwerk om er zeker van te zijn dat de hoeveelheid berichten geen problemen zal opleveren voor het netwerk.
Misbruik van e-mail lijsten moet worden voorkomen. Helaas komt het voor dat mailinglijsten worden misbruikt door kwaadwillende lieden. Beheerders van e-mail lijsten moeten er actief zorg voor dragen dat hun lijst niet kan worden misbruikt.
De voorwaarden van de e-mail lijst moeten in elke e-mail worden meegezonden en duidelijk worden vermeld bij inschrijving op de lijst. In de voorwaarden moet duidelijk staan waarvoor adressen op de lijst worden gebruikt en of adressen worden uitgeleend of verkocht. Het is niet de bedoeling dat deze informatie in kleine lettertjes verborgen staat in een lange tekst.
Het onderwerp of onderwerpen en de te verwachten frequentie van de mailing moeten duidelijk vermeld zijn bij inschrijving. Een duidelijke verandering van onderwerp, frequentie en / of de grootte van de berichten dient daarom te resulteren in een nieuwe, aparte e-mail lijst, met een apart verificatiesysteem voor inschrijvingen.
Een lijst mag nooit gebruikt worden voor een andere reden dan waarvoor deze bedoeld is. Berichten over andere onderwerpen dan het onderwerp genoemd bij inschrijving, mogen niet worden verstuurd.
Eén inschrijving, één lijst. Adressen mogen niet worden toegevoegd aan andere lijsten zonder specifieke toestemming van de geadresseerde. Er mag nooit vanuit worden gegaan dat leden van een lijst over onderwerp A ook op een andere lijst over onderwerp A willen staat, en zeker niet op een lijst over onderwerp B. Een melding van het bestaan van een andere mailing lijst is acceptabel, maar abonnees mogen nooit automatisch worden toegevoegd aan een nieuwe lijst.